CONDITIONS GENERALES

Le but de ce document est de définir les conditions générales d’engagement standard, sur la base desquelles Sonnenberg Harrison Partnerschaft mbB et Sonnenberg Harrison Partners Sarl acceptent des instructions et entreprennent des travaux pour ses clients. Ces conditions régissent la relation professionnelle en l’absence de dispositions contractuelles complémentaires ou dérogatoires. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant ces conditions, vous devez les clarifier avec nous avant de nous demander d’effectuer des travaux en votre nom. Ceci est important car les instructions que nous recevons de votre part ne sont acceptées que si vous avez lu, compris et accepté les présentes conditions générales d’engagement.

Position sur le marché

La collaboration entre les deux sociétés indépendantes Sonnenberg Harrison Partnerschaft mbB, basée en Allemagne, et Sonnenberg Harrison Partners Sarl, basée en France, est étroite et nous avons des bureaux ou des adresses de services dans d’autres pays. Nous agissons pour des entreprises clientes locales et étrangères, des investisseurs, des start-ups financées, des centres de recherche coopératifs et des instituts de recherche qui prennent au sérieux leur propriété intellectuelle et sont en mesure de l’exploiter.

Notre objectif est de valoriser les activités de nos clients et de maximiser leur avantage concurrentiel en les aidant de manière stratégique à capturer, développer et exploiter commercialement leurs actifs intellectuels. Pour ce faire, nous employons des professionnels qualifiés sur les plans juridique et technique, ainsi que du personnel de soutien à tous les niveaux de notre organisation. Nos frais reflètent généralement le niveau d’expertise professionnelle que nous fournissons et la valeur que nous ajoutons aux activités de nos clients.

Nous pouvons ne pas accepter d’instructions si nous pensons soit que nous ne sommes pas en mesure d’ajouter une valeur significative à l’activité d’un client potentiel, soit qu’un client potentiel n’est pas en mesure de payer des frais proportionnés à la qualité du service que nous fournissons. Nous croyons que cette philosophie « gagnant-gagnant » nous permet de fournir les plus hauts niveaux de service et de conseil à nos clients.

Avocat ou Conseil en PI responsable

Notre politique est de nommer un avocat ou conseil en PI principal ou un associé du cabinet qui sera en dernier lieu responsable de la gestion de la relation avec chaque client. La personne responsable peut déléguer certains aspects du travail au collègue le plus approprié en fonction du niveau d’expertise et de spécialisation technique requis pour chaque dossier. La personne responsable de chaque client conservera cependant une vue d’ensemble du travail et pourra être contactée à tout moment pour répondre à toute question ou préoccupation spécifique.

Structures d’équipe

Nous travaillons en équipe et nous vous informerons des membres de l’équipe travaillant en votre nom. Cela nous permet de maintenir une relative continuité dans le flux de travail et un haut degré de réactivité, malgré les absences occasionnelles mais inévitables du bureau de la part des membres de l’équipe.

Instruction de tiers

Il peut être nécessaire pour nous de faire appel à des tiers, tels que des traducteurs ou des agents étrangers, pour réaliser certains aspects de votre travail, tels que la traduction de documents ou le dépôt de droits de propriété intellectuelle ou des poursuites judiciaires dans des pays étrangers, et la correspondance avec d’autres.  Nous donnerons des instructions à ces tiers en votre nom et vous facturerons les frais pour ces services directement. Ces frais de tiers seront mis en évidence séparément sur nos factures.

Divulgation des frais

Avant de commencer tout travail de fond basé sur de nouvelles instructions, nous nous efforcerons de confirmer notre compréhension de ces instructions par écrit. Nous nous efforcerons également de vous fournir une estimation des frais susceptibles d’être impliqués dans la réalisation des travaux. En l’absence de tout autre accord, nous appliquerons notre barème standard d’honoraires et de charges que nous pouvons fournir sur demande.

Nous essaierons de vous contacter dans les plus brefs délais si nous nous rendons compte à tout moment qu’une estimation précédente est susceptible d’être dépassée. Les estimations des frais seront fournies par écrit, sauf en cas d’urgence, dans les cas où vous avez explicitement indiqué que cela n’est pas nécessaire, ou dans les cas où cette compréhension est implicite sur la base d’une relation de longue date.

Taxes et frais standard

Nos honoraires sont principalement calculés selon un calendrier régulièrement mis à jour, dont les détails peuvent vous être fournis sur demande. Nos frais sont généralement basés sur des taux horaires, des éléments d’échelle prédéfinis ou une combinaison des deux. Les tarifs horaires sont facturés en unités de six minutes et varient en fonction de l’expertise des professionnels impliqués, ainsi que de la nature du travail effectué. Nos tarifs peuvent en outre être ajustés pour tenir compte du niveau de compétence requis, de l’urgence du dossier, du niveau de valeur ajoutée, du niveau de risque impliqué et d’autres facteurs pertinents. Nous pouvons également varier nos frais au cas par cas pour tenir compte de l’utilisation de nos bibliothèques de précédents uniques, de nos systèmes de gestion des connaissances et de tout autre capital intellectuel.

Si votre dossier relève des dispositions de la loi allemande « Gesetz über die Vergütung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte » (loi sur les honoraires d’avocat), nous vous facturerons à un taux horaire convenu et vous ne pouvez pas recevoir un remboursement complet de tous les frais si vous l’emportez dans une affaire judiciaire. Les frais minimaux que vous paierez sont fixés en vertu de la loi et sont basés sur ce que l’on appelle la « valeur du litige » qui est la valeur monétaire de l’affaire. Nous pouvons vous fournir de plus amples détails sur demande.

Débours et taxes

Tous les débours tels que les frais de déplacement, les honoraires officiels, les honoraires des consultants et les frais des associés étrangers vous seront facturés. En outre, toute taxe sur la valeur ajoutée ou autres taxes, telles que le droit de timbre, qui sont applicables vous seront répercutées et seront également détaillées séparément sur nos factures. Sauf indication contraire, cependant, nos estimations de frais ne comprennent pas la TPS. Aucune TVA ne sera prélevée pour les clients basés en dehors de l’Europe ou pour les clients autorisés à utiliser la procédure d’autoliquidation de l’Union européenne.

Modalités de facturation et conditions commerciales

Nous vous facturerons généralement soit à la fin d’un projet, tel que le dépôt d’une marque ou d’un brevet, soit sur une base mensuelle, sauf si les circonstances d’un cas particulier dictent le contraire (à notre discrétion). Sauf accord contraire, nos conditions de paiement sont de 7 jours à compter de la date de facturation. Nous vous demandons de soulever toute question sur la facture dans les 30 jours suivant sa réception. Nous nous réservons le droit de facturer des intérêts à 9% (5% si vous êtes un consommateur) par an sur le taux de base actuel de la Banque centrale européenne sur tout montant en souffrance, et également d’engager des poursuites judiciaires pour le recouvrement de créances si une facture est en retard de plus de 60 jours. Si nous engageons des frais liés à la perception de frais ou de débours, ceux-ci seront récupérables auprès de vous, en plus des frais d’intérêt.

Agir en tant qu’agent

Nous ou une entité liée pouvons accepter d’agir en tant qu’agent non divulgué (ou « homme de paille ») dans les cas où vous ne souhaitez pas que votre identité ou votre implication soit divulguée. Si nous le faisons, vous acceptez de nous indemniser de tous les coûts et responsabilités que nous encourons. Ces coûts et responsabilités comprennent nos honoraires et débours. Dans les cas où une action en justice échoue, ils peuvent également inclure les frais de justice et les dommages et intérêts de l’autre partie ainsi que les frais de conformité aux ordonnances d’un tribunal ou d’un autre organe. Nous pouvons vous demander des fonds ou d’autres garanties ou protections à l’avance comme condition pour agir en tant que votre agent.

Contrôle du crédit

Nous pouvons demander des paiements à l’avance pour couvrir les frais et dépenses prévus dans toute nouvelle affaire et pour obtenir des remboursements importants à l’avance dans les affaires en cours, en particulier lorsque ceux-ci sont susceptibles d’être d’un ordre de grandeur significatif. Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, d’entreprendre des enquêtes de crédit indépendantes sur tout client à tout moment. Nous avons également pour politique d’attribuer des notations de crédit internes à tous nos clients et celles-ci sont régulièrement revues. Nous nous réservons le droit de transmettre des informations de crédit à nos agents de recouvrement et d’informer les agences de crédit de tout défaut sérieux.

Modes de communication

Nous nous efforcerons de communiquer avec vous dans le mode que vous préférez. Notre mode préféré de communication de routine est généralement électronique, en particulier le téléphone et le courrier électronique. En communiquant par ces moyens, vous acceptez, en raison de la possibilité d’interception, de manipulation et de non-livraison non autorisées, que la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données ne peuvent être absolument garanties. Sauf indication contraire claire, toute opinion ou avis fourni sous forme électronique doit également être considéré comme exprimant le point de vue de l’auteur individuel et sous réserve d’une confirmation finale sur papier à en-tête. Nous sommes heureux de crypter les communications si vous le souhaitez et si vous nous fournissez une clé de cryptage.

Secret et confidentialité

Notre politique de confidentialité pour la collecte et la diffusion d’informations personnelles est exposée en détail sur le lien suivant LIEN. L’acceptation de cette politique de confidentialité fait partie des présentes conditions d’engagement.

Toutes les informations que vous nous fournissez seront utilisées exclusivement par nous aux seules fins pour lesquelles elles sont fournies. Toute information qui n’est pas du domaine public sera traitée de manière strictement confidentielle et, le cas échéant, sera soumise au secret professionnel de l’avocat ou du conseil en PI. Sous réserve du paragraphe suivant, ces informations ne seront divulguées à aucun tiers sauf si elles sont autorisées par le client ou requises par la loi. Il est fondamental pour la relation professionnelle que toute information confidentielle sur, via, ou en provenance d’un client particulier ne soit pas utilisée par nous au profit d’autres clients. De même, nous ne vous divulguerons aucune information confidentielle obtenue par ou d’un autre client, même si ces informations peuvent être à votre avantage. Notre politique de confidentialité fait partie de ces conditions générales.

Consentement à l’utilisation et à la divulgation

Afin que nous puissions vous fournir des services, nous pouvons avoir besoin de divulguer les informations que vous nous avez fournies ou qui vous concernent (« Informations’ ») à des tiers tels que des autorités gouvernementales, tribunaux, agents, conseils ou avocats étrangers spécialisés en brevets et marques, agents de renouvellement de titre de PI, conseils en PI et experts. Aux fins de la conduite de nos affaires, nous pouvons également divulguer les informations entre nos deux sociétés en Allemagne et en France.

Afin de fournir nos services, nous nous appuyons également sur des services de back-office qui ne concernent pas les services de professionnel en PI et qui sont des services fournis qui ne sont pas des cabinets d’avocats ou conseils en PI, y compris des services informatiques, d’assurance, de finance et de comptabilité.

Vous consentez, en votre propre nom (ou si vous nous demandez d’agir au nom d’une autre personne ou entité, au nom de cette personne ou entité), au partage d’informations à ces fins.

Conflits d’intérêts

En cas de prise de conscience d’un conflit d’intérêts à quelque stade que ce soit, nous vous en informerons. Dans ce cas, nous procéderons également activement à la résolution du conflit le plus rapidement possible, conformément aux principes établis de la loi, de l’éthique professionnelle et d’une bonne gestion de la relation client.

Élimination des documents

Nous nous réservons le droit d’éliminer nos fichiers à tout moment au-delà de dix ans après la date d’achèvement d’une affaire. Par principe, il s’agit de la date de la dernière communication écrite sur notre dossier ou de notre facture finale (à l’exception de la correspondance ou des comptes associés uniquement aux renouvellements), selon la dernière de ces éventualités. Nous conservons sous forme électronique toute la correspondance et ne conserverons que des copies papier des documents explicitement requis pour la conservation, tels que les ordonnances judiciaires ou les certificats de brevet et de marque. Les copies papier vous seront transmises sur demande.

Restrictions à l’utilisation des conseils

Sauf accord préalable de notre part par écrit, aucun conseil, service ou information que nous vous fournissons ne pourra être utilisé ou invoqué par un tiers. Nous n’accepterons aucune responsabilité en ce qui concerne leur utilisation par un tiers en violation de cette restriction.

Non-respect des conditions

Le non-respect de nos conditions d’engagement peut, à notre seule discrétion, entraîner une suspension temporaire du travail ou la résiliation permanente de l’engagement. Cela peut également entraîner notre refus d’accepter d’autres instructions de votre part.

Termes et résiliation

Tout travail que nous entreprenons en votre nom sera réputé être effectué sur la base de ces termes et conditions, à moins qu’ils ne soient ultérieurement modifiés ou renoncés par un autre accord écrit auquel nous sommes parties. Chacune des parties peut mettre fin à notre engagement sur une question particulière ou de manière générale, en donnant un avis à cet effet à tout moment. Si cela se produit, vous resterez responsable de nos honoraires et frais et de tous les frais encourus ou courus avant la date de résiliation, en plus de tous les frais, frais et coûts découlant de tout travail consécutif que nous pourrions être ultérieurement tenus de faire y compris, mais sans s’y limiter, le recouvrement de l’encours de la dette.

Droit de lien

En cas de résiliation, par l’une ou l’autre des parties et pour quelque raison que ce soit, nous conserverons tous les fichiers jusqu’à ce que tous les frais aient été rendus, que tous les frais impayés aient été payés et que toutes les autres obligations aient été satisfaites.

Bienvenue à bord

Sous réserve de ces termes et conditions, dont votre acceptation est confirmée par votre choix de nous donner vos instructions, nous vous accueillons en tant que client du cabinet. Nous sommes impatients de travailler en étroite collaboration avec vous, afin de maximiser la valeur de votre entreprise en capturant, en exploitant et en valorisant votre propriété intellectuelle.

 

Market Position 

The collaboration between the two independent companies Sonnenberg Harrison Partnerschaft mbB, based in Germany, and Sonnenberg Harrison Partners Sarl, based in France, is a close one and we have offices or addresses for services in further countries. We act for local and foreign corporate clients, investors, funded start-ups, cooperative research centres, and research institutes that are serious about their intellectual property and are in a position to exploit it.  

Our aim is to enhance the businesses of our clients and to maximise their competitive advantage by assisting them strategically to capture, develop and commercially exploit their intellectual assets. To do this, we employ legal and technically qualified professional as well as support staff at every level within our organisation. Our charges generally reflect the level of professional expertise that we provide and the value that we add to our clients’ businesses. 

We may not accept instructions if we think either that we would not be able to add significant value to a prospective client’s business, or that a prospective client is not in a position to pay fees commensurate with the quality of service we provide. We believe that this “win-win” philosophy enables us to provide the highest possible levels of service and advice to our clients. 

Attorney Responsible for each Client 

It is our policy to appoint a Senior Attorney or Partner of the firm to be ultimately responsible for managing the relationship with each client. The responsible person may delegate aspects of the work to the most appropriate colleague having regard to the level of expertise and technical specialisation required for each matter. The responsible person for each client will, however, maintain an overview of the work and can be contacted at any time to address any specific queries or concerns. 

Team Structures 

We work as a common team and will inform you of the members of the team working on your behalf. This enables us to maintain relative continuity in work flow and a high degree of responsiveness, notwithstanding occasional but inevitable absences from the office by individual team members. 

Instruction of Third Parties 

It may be necessary for us to use third parties, such as translators or foreign agents, to carry out some aspects of your work, such as translation of documents or filing of intellectual property rights or law suits in foreign countries, and corresponding with other others. We shall instruct these third parties on your behalf and will invoice any charges for these services directly to you. These third party charges will be separately highlighted on our invoices.  

Fee Disclosure 

Before starting any substantive work based on new instructions, we will endeavour to confirm our understanding of those instructions in writing. We will also endeavour to provide you with an estimate of the charges that are likely to be involved in undertaking the work. In the absence of any other agreement we shall apply our standard scale of fees and charges that we can provide on request.  

We will try and contact you promptly if we become aware at any stage that a previous estimate is likely to be exceeded. Fee estimates will be provided in writing except in matters of urgency, in cases where you have explicitly indicated that this is not required, or in cases where this understanding is implicit on the basis of a long-standing relationship. 

Standard Fees and Charges 

Our fees are primarily calculated in accordance with a regularly updated schedule, the details of which can be provided to you upon request. Our fees are usually based on hourly rates, pre-set scale items, or a combination of both. Hourly rates are charged in sixminute units and vary according to the expertise of the professionals involved, as well as the nature of the work performed. Our charges may further be adjusted to take account of the skill level required, the urgency of the matter, the level of value added, the level of risk involved and other relevant factors. We may also vary our charges on a case by case basis to account for the use of our unique precedent libraries, knowledge management systems, and other intellectual capital. 

In the event that your matter falls under the provisions of the German “Gesetz über die Vergütung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte” (Law on Attorney’s Fees), then you should be aware that we shall invoice you at an agreed hourly rate and that you may not receive a complete reimbursement of all costs should you prevail in a court case. The minimum fees that you will pay are set under the Law and are based on the so-called “value in dispute” which is the monetary value of the case. We can provide you with further details on request. 

Disbursements and Tax 

Any disbursements such as travel expenses, official fees, consultants’ fees and foreign associates’ charges will be billed to you. In addition, any Value Added Tax or other taxes, such as stamp duty, that are applicable will be passed on to you and will also be itemised separately on our invoices. Unless indicated otherwise, however, our fee estimates are exclusive of GST. No VAT will be levied for clients based outside of Europe or for those clients entitled to use the European Union’s reverse charging procedure. 

Billing Arrangements and Trading Terms 

We will generally bill you either at the end of a project, such as the filing of a trade mark or patent, or on a monthly basis, unless at our discretion the circumstances of a particular case dictate otherwise. Unless agreed otherwise, our payment terms are 7 days from the date of invoice. We ask you to raise any queries on the invoice within 30 days of receipt. We reserve the right to charge interest at 9% (5% if you are a consumer) over the current base rate of the European Central Bank per annum on any amounts overdue, and also to initiate legal proceedings for debt recovery if any invoice is overdue by more than 60 days. Should we incur costs in connection with collection of fees or disbursements, these will be recoverable from you, in addition to the interest charges. 

Acting as Agent 

We or a related entity may agree to act as your undisclosed agent (or “man of straw”) in cases where you do not wish your identity or involvement to be disclosed. If we do, you agree to indemnify us against all costs and liabilities we incur. Those costs and liabilities include our fees and disbursements. In cases where a legal action is unsuccessful, they may also include the other party’s legal costs and damages and the costs of complying with the orders of a court or other body. We may seek funds or other security or protection from you in advance as a condition of acting as your agent. 

Credit Control 

We may seek payments in advance to cover anticipated fees and expenses in any new matter and to seek major disbursements in advance in ongoing matters, particularly where these are likely to be of a significant order of magnitude. We reserve the right at our sole discretion to undertake independent credit enquiries on any client at any time. It is also our policy to assign internal credit ratings to all of our clients and these are reviewed on an ongoing basis. We reserve the right to pass credit information to our debt collectors, and to notify credit agencies of any serious default. 

Modes of Communication 

We will endeavour to communicate with you in whatever mode that you prefer. Our preferred mode for routine communication is generally electronic, particularly telephone and e-mail. In communicating via these means, our clients accept, because of the possibility for unauthorised interception, manipulation and non-delivery, that security, confidentiality and data integrity cannot be absolutely guaranteed. Unless clearly stated otherwise, any opinion or advice provided in electronic form should also be regarded as expressing the views of the individual author and subject to final confirmation on letterhead. We are happy to encrypt communications if you wish and supply us with an encryption key. 

Privacy and Confidentiality 

Our Privacy Policy for collecting and disseminating personal information is set out in detail at the following link. Acceptance of this Privacy Policy forms part of these Terms of Engagement. 

Any information that you supply to us will be used exclusively by us for the sole purpose for which it is provided. Any information that is not in the public domain will be treated as strictly confidential and, where appropriate, will be subject to attorney-client privilege. Subject to the following paragraph, such information will not be disclosed to any third party unless either authorised by the client or required by law. It is fundamental to the professional relationship that any confidential information about, through or from a particular client would not be used by us to the advantage of other clients. Similarly, we would not disclose to you any confidential information obtained through or from any other client, even if that information may be to your advantage. Our Privacy Policy forms part of these Terms of Engagement. 

Consent to use and disclosure 

In order for us to provide services to you, we may need to disclose information provided by or with respect to you (‘Information’) to third parties such as government authorities, courts, foreign patent and trade mark agents or lawyers, renewals agents, counsel and experts. For the purposes of conducting our business, we may also disclose information to between our two companies in Germany and France. 

In order to provide our services, we also rely upon back-office, non-professional services provided by non- attorney entities, including IT, insurance, finance and accounting services.  

You consent, on your own behalf (or if you are asking us to act on behalf of another person or entity, on behalf of that person or entity), to the sharing of Information for these purposes. 

Conflicts of Interest 

In the event of our becoming aware of a conflict of interest at any stage, we shall alert you to the fact. We would also proceed actively to resolve the conflict as promptly as possible, following established principles of law, professional ethics, and good client relationship management.  

Disposal of Documents 

We reserve the right to dispose of our files at any time beyond ten years following the date of completion of a matter. As a matter of policy, this is defined as the date of the last written communication on our file or our final invoice (save for correspondence or accounts associated solely with renewals), whichever is later. We maintain in electronic form all correspondence and will only retain hard copies of documents explicitly required for safekeeping, such as court orders or patent and trademark certificates. The hard copies will be forwarded to you on request. 

Restrictions on Use of Advice 

Unless previously agreed by us in writing, no advice, service or information provided by us to any client may be used or relied upon by any third party. We will accept no liability in respect of any third party’s use or reliance in contravention of this restriction. 

Failure to Comply with Terms 

Failure of any client to comply with our terms of engagement may, at our sole discretion, result in temporary suspension of work, or permanent termination of the engagement. This may also result in our declining to accept further instructions from you. 

Terms and Termination 

Any work that we undertake on your behalf will be deemed to be conducted on the basis of these terms and conditions, unless they are subsequently modified or waived by another written agreement, to which we are a party. Either party may terminate our engagement on a particular matter or generally, by giving notice to that effect at any time. Should this occur, you will continue to be responsible for our fees and charges and for any costs incurred or accrued before the date of termination, in addition to any fees, charges and costs arising from any consequential work that we may subsequently be required to do including, but not limited to, recovery of outstanding debt. 

Right of Lien 

In the event of termination, by either party and for any reason, we shall retain all files until such time as all charges have been rendered, all outstanding fees have been paid, and all other obligations have been satisfied. 

Welcome Aboard 

Subject to these terms and conditions, your acceptance of which is confirmed by your electing to instruct us, we welcome you as a client of the firm. We look forward to working in close partnership with you, to maximise the value of your business by capturing, exploiting and leveraging your intellectual property.